Mandare un sollecito mette a disagio quasi tutti: temi di sembrare insistente o di rovinare il rapporto con un cliente che per il resto è puntuale. Ma un ritardo non gestito diventa presto un'abitudine. La buona notizia è che la maggior parte dei ritardi non dipende dalla cattiva volontà: una fattura persa, un responsabile in ferie, un pagamento dimenticato. Con un metodo semplice ti fai pagare e il rapporto resta buono.
Prima del ritardo: prevenire
- Scrivi la scadenza in modo esplicito su preventivo e fattura (non solo «30 giorni»: una data).
- Indica come pagare: IBAN, intestatario, causale da usare.
- Chiedi un acconto sui lavori lunghi o sulle forniture: riduce l'esposizione.
- Invia la fattura subito, non a fine mese: ogni giorno di ritardo nell'emissione sposta anche l'incasso.
- Ringrazia quando pagano: un messaggio breve rinforza l'abitudine.
Un promemoria prima della scadenza
Alcuni clienti lo apprezzano, soprattutto aziende con un ufficio amministrativo: pochi giorni prima, una mail cortese con il numero di fattura, l'importo e la data. Non è un sollecito, è un servizio.
Tre livelli di tono
Chi ha un sistema fisso non deve scegliere ogni volta cosa scrivere. Tre passaggi, con toni che crescono con calma:
- Cortese, pochi giorni dopo la scadenza: «Forse ci è sfuggito qualcosa: ti ricordiamo la fattura n. … di … euro, scaduta il …. Se hai già pagato, ignora questa mail».
- Fermo ma professionale, dopo una o due settimane: richiama i dati della fattura, chiede conferma della data di pagamento prevista.
- Formale, quando il ritardo si prolunga: ricorda le condizioni pattuite e indica un termine entro cui regolarizzare.
In tutti i casi: poche righe, dati precisi, nessun rimprovero, e allega la fattura. Chi deve pagare deve poter farlo subito, senza cercare altro.
Quando passare al telefono
Dopo il secondo messaggio senza risposta, una telefonata di due minuti vale più di dieci mail. Chiedi se la fattura è arrivata e quando può essere pagata; annota la data promessa e verifica quel giorno.
Registra ogni passo
Tieni traccia di cosa hai inviato, quando e a chi. Se un giorno il ritardo diventa un problema serio, avere uno storico preciso ti aiuta nelle trattative e con chi ti assiste legalmente. Sui ritardi di pagamento tra imprese esistono norme specifiche, anche sugli interessi: per sapere come comportarti nel tuo caso, rivolgiti al tuo commercialista o a un legale.
Automatizzare senza diventare freddi
Quando le fatture sono molte, il rischio è dimenticarne qualcuna. CursusOffice può inviare i solleciti per te, ma è spento di default: lo accendi tu e decidi dopo quanti giorni parte il primo, ogni quanto si ripete e quanti sono al massimo. Ogni fattura può avere un'impostazione sua, e puoi riscrivere i testi dei tre livelli con le tue parole, usando segnaposto come il nome del cliente, il numero della fattura e l'importo. Lo stato «scaduta» è sempre calcolato in base ai pagamenti registrati, quindi un cliente che ha già pagato non riceve nulla. E se ti serve un messaggio su misura per un cliente importante, lo scrivi e lo invii dalla fattura stessa.
In sintesi
- Scadenze e coordinate di pagamento chiare, fatture inviate subito.
- Un promemoria prima, quando il cliente lo gradisce.
- Tre livelli di tono, dal cortese al formale.
- Telefonata dopo il secondo messaggio.
- Storico di tutto, e un consulente per i casi difficili.
Un sollecito ben scritto non è un conflitto: è parte del servizio che dai, quanto un preventivo chiaro.
