Molte piccole attività iniziano con un file Excel: clienti in un foglio, listino in un altro, fatture in una cartella. Funziona finché i numeri restano pochi. Il momento di cambiare arriva quando cerchi un dato e non lo trovi, o quando due persone lavorano su versioni diverse dello stesso file. Il timore di chi rimanda è sempre lo stesso: «dovrò ricopiare tutto a mano». Non è così: ecco come migrare con ordine.
Cosa conviene portare con sé
- Clienti e fornitori: nome, partita IVA, codice fiscale, indirizzo, email. È la base di tutto.
- Prodotti e servizi: nome, prezzo di listino, aliquota IVA.
- Storico delle fatture, se ti serve consultarlo nel nuovo programma.
- Progetti, contratti e spese in corso.
- Ore già lavorate, se le hai registrate in un foglio.
Non devi portare tutto: scegli ciò che usi davvero. Un archivio che non ti serve consultare puoi tenerlo nel vecchio file.
Prima di importare: pulisci il file
- Una riga per cliente, con i titoli delle colonne in prima riga.
- Elimina i doppioni evidenti e uniforma le sigle (ad esempio «S.r.l.» e «srl»).
- Controlla partite IVA e codici fiscali: Excel spesso toglie gli zeri iniziali dei numeri. Un buon programma di importazione li ripristina, ma vale la pena guardarci.
- Salva una copia prima di modificare qualsiasi cosa.
I passi dell'importazione
In CursusOffice la procedura guidata ha quattro passi:
- Carichi il file: CSV, Excel (.xlsx e il vecchio .xls) e, per le fatture, anche i file XML della fattura elettronica.
- Abbini le colonne: il sistema propone da solo quale colonna corrisponde a quale campo, tu correggi se serve.
- Fai una prova: prima di scrivere qualsiasi dato, il sistema simula l'importazione e ti mostra le righe con problemi, con il numero di riga e il motivo.
- Importi: i dati entrano a gruppi. Se qualcosa non va, hai fino a 7 giorni per annullare l'importazione.
Cosa succede ai doppioni
Se un cliente è già presente, puoi scegliere se saltarlo, aggiornarlo o crearlo comunque. Il confronto avviene sui dati più affidabili: partita IVA, poi codice fiscale, poi email. Nel caso dell'aggiornamento, le celle vuote del file non cancellano ciò che c'è già.
Le fatture del passato
Le fatture già emesse si importano come documenti storici: restano con il loro numero, la loro data e i loro importi originali, senza essere ricalcolate e senza essere inviate di nuovo a nessuno. Servono per consultazione, per i totali e per i confronti con l'anno precedente. Se hai i file XML delle tue fatture elettroniche, puoi importare anche le righe di dettaglio.
Dopo l'importazione: i controlli
- Apri cinque clienti a caso e confronta i dati con il file originale.
- Controlla il totale fatturato dell'anno rispetto al tuo foglio.
- Verifica che le aliquote IVA dei prodotti siano quelle giuste.
- Solo dopo spegni il vecchio file e usa il nuovo sistema per tutto il lavoro nuovo.
Quanto costa e quanto tempo serve
In CursusOffice l'importazione è gratuita e disponibile anche durante la prova di 30 giorni, senza passare da un piano a pagamento. Per un archivio piccolo o medio la preparazione del file è la parte che richiede più tempo; l'importazione vera e propria è questione di minuti.
In sintesi
- Scegli cosa portare e fai una copia del file.
- Pulisci titoli, doppioni e codici.
- Carica, abbina le colonne e fai la prova.
- Importa e controlla a campione.
- Passa al nuovo sistema per il lavoro nuovo.
