In Italia la fattura elettronica è parte della vita di quasi ogni attività. Chi comincia si trova davanti a sigle (SdI, XML, codice destinatario, PEC) che sembrano più complicate di quanto siano. Questa è una guida pratica, senza tecnicismi, per capire come funziona e cosa controllare ogni volta che ne emetti una.
Che cos'è, in parole semplici
Una fattura elettronica non è un PDF. È un file XML in un formato stabilito (FatturaPA), che viene inviato al Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate. Il SdI controlla il file e lo recapita al cliente. Il PDF che vedi o stampi è solo una copia leggibile.
Cosa serve per emetterla
- I tuoi dati: partita IVA, codice fiscale, sede, regime fiscale.
- I dati del cliente: partita IVA o codice fiscale e un indirizzo di recapito.
- Il canale di recapito: il cliente ha un codice destinatario di sette caratteri, oppure una PEC. Se ha una PEC, nel campo del codice si scrive «0000000».
- Le righe con descrizione, quantità, prezzo e aliquota IVA.
- Per le righe senza IVA: il motivo (la «natura»), ad esempio operazione esente o fuori campo. Un'aliquota a zero senza motivo viene scartata.
Quando va emessa
Le regole sui termini di emissione sono precise e possono cambiare. In generale la fattura va emessa entro pochi giorni dall'operazione (oggi il limite ordinario è di dodici giorni), con eccezioni per la fattura differita. Verifica sempre il tuo caso con il commercialista.
Gli errori più comuni
- Codice destinatario sbagliato o mancante: la fattura arriva comunque al cliente, ma nel suo «cassetto fiscale» e non nel suo programma.
- Partita IVA o codice fiscale non validi: controllali prima di emettere.
- Natura IVA assente su operazioni a zero.
- Numerazione che salta o date incoerenti.
- Totali che non tornano (arrotondamenti fatti a mano).
Per questo conviene lasciare i calcoli e i controlli al programma di fatturazione, non a un foglio.
E se il SdI scarta la fattura?
Succede: il file ha un errore formale. La fattura non si considera emessa, e va corretta e reinviata. Il messaggio di scarto indica il motivo. Se l'errore riguarda i dati anagrafici (partita IVA, codice destinatario) di solito basta correggerli e inviare di nuovo; se invece sono sbagliati importi o righe, si ragiona in modo diverso (ne parliamo nell'articolo sulle note di credito).
Cosa fa CursusOffice
CursusOffice prepara il documento e genera il file XML nel formato FatturaPA, controllandolo contro le specifiche ufficiali prima di darti il file. Segnala partite IVA e codici fiscali non validi, richiede la natura quando l'aliquota è zero e calcola totali e IVA lato server, con la stessa regola ovunque. Puoi scaricare l'XML di ogni fattura emessa e inviarlo con il canale che già usi; il PDF di cortesia segue la lingua e il modello che scegli. Un documento emesso non si modifica: le correzioni passano da una nota di credito.
In sintesi
- Un file XML, non un PDF.
- Recapito: codice destinatario o PEC.
- Natura IVA per le righe a zero.
- Controlli su partite IVA e numerazione prima di emettere.
- Per scadenze e casi particolari, il commercialista.
