Un preventivo fatto bene fa due cose: convince il cliente e protegge te. Quando manca una voce, un prezzo è ambiguo o non è chiaro cosa è escluso, i problemi arrivano dopo, a lavoro iniziato. Ecco come scriverne uno che si capisce subito e che il cliente può accettare senza chiederti dieci chiarimenti.
Cosa deve contenere un preventivo
Non serve un documento lungo. Serve che le informazioni essenziali ci siano tutte e che siano facili da trovare:
- I tuoi dati e quelli del cliente: ragione sociale o nome, partita IVA o codice fiscale, indirizzo, un contatto.
- Un numero e una data, così potete citarlo in una mail e ritrovarlo dopo mesi.
- La descrizione del lavoro, voce per voce, in parole che il cliente usa davvero.
- Quantità e prezzo di ogni voce, con il totale in fondo.
- La validità dell'offerta: fino a quando i prezzi sono garantiti.
- Tempi e modalità di pagamento: quando parti, quando consegni, quando e come ti pagano.
Descrivi il lavoro, non solo il prezzo
La parte che pesa di più è la descrizione. «Sito web: 3.000 euro» lascia spazio a qualunque interpretazione. «Sito di 6 pagine con modulo contatti, versione per smartphone, due giri di revisione dei testi e pubblicazione» dice al cliente cosa compra e a te cosa devi fare.
Un metodo semplice: scrivi una riga per ogni risultato che il cliente riceve e una riga separata per ogni cosa che non è compresa. Le esclusioni scritte evitano le discussioni sulle richieste in più.
Prezzi, IVA e voci a parte
- Indica sempre se gli importi sono IVA esclusa o inclusa. Tra aziende è normale mostrare l'imponibile, con l'IVA calcolata a parte.
- Se hai costi che dipendono da terzi (licenze, stampe, domini), mettili in una riga distinta: il cliente capisce che quella cifra non è margine tuo.
- Se applichi sconti, scrivili come riga a sé: un prezzo pieno e uno sconto visibile vengono percepiti meglio di un prezzo già ribassato.
Per le regole fiscali che riguardano il tuo caso (regime, ritenuta, cassa previdenziale) confrontati con il tuo commercialista: cambiano da attività ad attività.
Validità e condizioni
Una scadenza dell'offerta, ad esempio 30 giorni, serve a non restare vincolato a prezzi vecchi e dà al cliente un motivo per decidere. Aggiungi poche condizioni chiare: acconto alla firma, pagamento a stato avanzamento o a consegna, cosa succede se il lavoro si ferma per mancanza di materiali dal cliente.
Invialo in modo che sia facile dire di sì
Un PDF allegato a una mail si perde. Funziona meglio un messaggio breve con il preventivo e un modo semplice per rispondere. Se usi un gestionale come CursusOffice, puoi inviare il preventivo con un link: il cliente lo apre da qualsiasi dispositivo, lo scarica in PDF e lo accetta o lo rifiuta con un clic. Ricevi la risposta e sai se il link è stato aperto.
Poi fai un controllo gentile: una mail dopo qualche giorno («hai avuto modo di guardarlo? Se vuoi lo passiamo insieme») recupera molti preventivi rimasti fermi, non perché il cliente dica no, ma perché è occupato.
Dal preventivo accettato al lavoro e alla fattura
Il momento dopo l'«ok» è quello in cui si perde più tempo: riscrivere le stesse voci per creare il progetto, poi di nuovo per la fattura. Con gli strumenti giusti lo fai una volta sola: il preventivo accettato diventa un progetto con le sue attività e, a lavoro finito, una fattura con le stesse righe. Meno copie, meno errori, nessuna differenza tra ciò che hai promesso e ciò che fatturi.
In sintesi
- Dati chiari, numero e data.
- Una riga per ogni risultato, e le esclusioni scritte.
- Importi con IVA indicata.
- Validità e condizioni di pagamento.
- Invio semplice, risposta con un clic e un promemoria gentile.
Se vuoi provare questo flusso senza ricopiare nulla a mano, la prova gratuita di CursusOffice dura 30 giorni e non richiede installazioni.
