Agenzie web, studi creativi e freelance hanno un problema in comune: il lavoro passa per molte mani e molti strumenti. Un preventivo in un documento, le attività su una lavagna, le ore su un foglio, le fatture in un altro programma. Un gestionale ben scelto mette tutto nello stesso posto. Ma cosa deve avere davvero? Ecco sette funzioni da cercare, e una domanda da fare prima di scegliere.
1. Un'anagrafica clienti utile, non solo un elenco
Deve contenere dati fiscali corretti (partita IVA, codice fiscale, indirizzo di fatturazione), contatti e una cronologia di ciò che hai fatto per quel cliente. Controlla che segnali partite IVA e codici fiscali non validi prima di emettere un documento.
2. Preventivi che diventano lavoro
Il preventivo non dovrebbe essere un punto morto. Quando il cliente accetta, i dati devono poter passare al progetto e poi alla fattura senza riscriverli. Meglio ancora se il cliente può rispondere da un link, senza account.
3. Progetti con una bacheca a colonne
Una vista a colonne (da fare, in corso, da rivedere, concluso) basta per la maggior parte dei lavori. Cerca attività con responsabile, priorità e scadenza, e la possibilità di spostarle con un trascinamento, anche da smartphone.
4. Registrazione delle ore
Se vendi tempo, devi misurarlo. Il cronometro, la tariffa conservata su ogni registrazione e la trasformazione delle ore in fattura fanno la differenza tra incassare tutto il lavoro fatto e una parte. Ne parliamo nell'articolo sulla gestione delle ore di un progetto.
5. Fatture e incassi collegati
La fattura deve nascere dal lavoro, con totali calcolati dal sistema e numerazione corretta. Poi serve lo stato dei pagamenti: da incassare, incassata, scaduta, e promemoria automatici ai clienti in ritardo. Se operi in Italia, verifica come gestisce la fatturazione elettronica: in modo nativo, tramite un connettore al software che già usi o con un file da caricare a mano.
6. Un portale per i clienti
Un'area riservata dove il cliente vede preventivi, fatture e stato dei progetti, e ti scrive, evita decine di mail. Se lavori con la tua immagine, cerca un portale con il tuo marchio e non con quello del fornitore del software.
7. Cose ricorrenti, senza ricordarsene
Canoni di manutenzione, abbonamenti, contratti annuali: il gestionale dovrebbe emettere (o preparare) da solo le fatture ricorrenti e avvisarti prima delle scadenze dei contratti.
La domanda da fare prima di scegliere: come cresce il prezzo?
Molti programmi si pagano per utente: ogni collaboratore in più è un costo in più. Per una piccola agenzia, che ha spesso collaboratori esterni o stagionali, il conto sale in fretta. Chiedi come cambia il prezzo se aggiungi una persona, un modulo o un cliente, e se ci sono costi per esportare i tuoi dati se un giorno cambi strumento.
Come ci siamo posti noi
CursusOffice nasce da un'agenzia web, Design Web Multimedia Agency, che aveva questo problema: ha messo nello stesso posto clienti, preventivi, progetti, ore, fatture e portale clienti con il proprio marchio. La prova gratuita dura 30 giorni, l'importazione di clienti e prodotti da Excel o CSV è gratuita anche durante la prova, e puoi esportare tutti i tuoi dati quando vuoi.
In sintesi
- Clienti con dati fiscali controllati.
- Preventivi che diventano progetti e fatture.
- Bacheca delle attività.
- Ore registrate e fatturabili.
- Incassi e promemoria.
- Portale clienti con il tuo marchio.
- Fatture ricorrenti e scadenze dei contratti.
Prima di decidere, prova il flusso completo con un cliente vero: è il modo più rapido per capire se uno strumento ti fa risparmiare tempo.
